Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации в 2019 году

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации в 2019 годуСколько времени необходимо хранить путевые листы, определено в нормативно-правовых документах. Именно законодательная база является основополагающей в уточнении этого параметра в 2019 году. То есть предприятие не может определить временной отрезок времени на свое усмотрение.

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Когда путевой лист разрешается утилизировать

В 2019 году срок хранения путевых листов в работающей организации остался прежним – он составляет 5 лет. Если предприятие по своим причинам желает увеличить этот временной отрезок, сделать это разрешается.

Интересно, что в Указе, изданном Министерством культуры, описан срок хранения документации 5 лет. Но есть оговорки:

  • если на протяжении этих 5 лет была проведена ревизия;
  • документально подтверждается любая проверка работы организации.

Выходит, если проверку не осуществили, уничтожить путевой лист предприятие не имеет право. Такие действия трактуются нарушением законодательных норм и правил, установленных в России. Более того, если изучить текст Указа внимательно, путевой лист рекомендуется сохранять 75 лет, ведь в нем указывают вредность труда работников фирмы, опасность и тяжесть профессии. Такие данные могут защитить права трудового коллектива в судебных спорах.

Читайте также: Какой срок хранения посылки на Почте России наложенным платежом

Особенности хранения путевых листов

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации в 2019 годуКонечно, складировать путевые листы стопками сложно, особенно когда документация выписывается ежедневно. Первоначально отработавшие свое первичные документы складируются в бухгалтерии. С течением времени путевые листы отправляют в архив. Рассортировывают их согласно дате выдачи и номеру регистрации. Подшивать их в журнал учета или к другой первичной документации нет необходимости.

Бумага хорошо сохраняется в отдельном помещении, со специально обустроенными стеллажами и шкафами. Хорошо, когда ящики и створки закрываются на ключ. Комната не должна быть в свободном доступе для всех. Ведь за хранение первичной документации, куда относят и путевые листы, отвечают конкретные должностные лица. Если что-то пропадет, их призовут к ответственности, не стоит об этом забывать.

Если истек срок хранения путевых листов в организации, официальные бумаги отправляют на утилизацию. Но это вовсе не означает, что за ненадобностью документы можно выбросить в мусорный контейнер или сжечь.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...



Adblock detector