Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2019 году

Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2019 годуВ компетенции кадровой службы не только создание всей необходимой документации, но и ее хранение. Происходить это должно по установленным правилам, которые мы рассмотрим далее.

В ФЗ РФ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» указано, что документы по личному составу – это документация, в которой отражены отношения между работодателем и служащим, а также срок длительности хранения личных дел работников в архиве. В список данной документации входит следующее:

  • личное дело;
  • приказы о приеме на рабочее место, расчете, переводе в иное подразделение и т.д.;
  • лицевой счет;
  • контракт (договор);
  • ведомости о заработной плате;
  • табели;
  • аттестат, диплом, сертификаты;
  • документация, которая подтверждает вредные условия работы;
  • список сотрудников, которым положены льготные выплаты.

Читайте также: Сколько времени хранятся котлеты в холодильнике, и в какой таре лучше хранить

Список, приведенный выше, утвержден приказом № 558 Министерства культуры РФ.

Сколько хранятся кадровые документы

Срок хранения кадровой документации напрямую зависит от того, когда окончено делопроизводство. Если оно закрыто до 01.01.2003 г., то все приказы – прием на рабочее место в организации, перевод в иное подразделение, отпуск за свой счет, карточки уволенных служащих и другие – должны находиться в архивной службе 75 лет. В случае окончания делопроизводства после 01.01.2003 г. эти документы обязаны сохраняться 50 лет. Личные дела руководства и внутренний распорядок необходимо хранить на постоянной основе. Сроки хранения заявлений, составленных служащими и находящимися в личных делах, являются идентичными.

Документация, которая хранится отдельно (не в личных делах) – приказ о ежегодном или учебном отпуске, командировочной поездке и т. п. – следует хранить на протяжении 5 лет. Что касается материалов об аттестации, их хранят в архиве 45 лет, а документация, подтверждающая вредные, опасные и тяжелые трудовые условия, – 75 лет. График отпусков работников и правила трудовой дисциплины, если они меняются, следует хранить в течение одного года.

Как правильно и где хранить кадровую документацию

Сохраняться все кадровые документы должны в архиве. Его отсутствие влечет за собой неприятные последствия, такие как отрицательное заключение аудиторов о неправильном хранении документации, в случае конфликта с сотрудником, найти сведения о нем также может стать большой проблемой, довольно сложным будет процесс отслеживания поступления в кадровую службу документов. Помимо этого, сохранять документы должным образом предусмотрено законодательством РФ. Поэтому архив должен иметься абсолютно в каждой организации.

Для создания архива первым делом необходимо утвердить локальные акты, а после отвести отдельное помещение, в котором следует соблюдать условия хранения, правильно размещать документацию и регулярно проверять ее состояние. Во избежание порчи документации, в помещении должны соблюдаться строгие требования, касающиеся температуры и влажности воздуха, регулярной уборки, наличие специальных стеллажей, охраны помещения и т. п., требования эти регламентируются приказом Министерства культуры № 526, п. 2.14-2.30.

Архив в организации (компании) – это такой же отдельный производственный участок, как и бухгалтерская или кадровая службы. У данного подразделения должен быть начальник, штат сотрудников и штатное расписание. Подчиняется архив, как правило, отделу делопроизводства или непосредственно руководителю компании.

Сколько составляет срок хранения личных дел работников в 2019 годуВ локальном акте, который согласовывается с руководителями других подразделений и утверждается руководителем компании, должен быть указан состав сотрудников архива, ответственные за него, а также нормативные правовые акты. Ознакомление с данным документом входит в обязанности каждого работника.

В архиве хранятся документы – как в бумажном, так и в электронном виде. Это могут быть управленческая, финансовая документация или личные дела сотрудников. Последним уделяется особое внимание, и ведут для них отдельную опись.

Читайте также: Сколько времени хранится физраствор после вскрытия

Оформление дел по личному составу

Если личное дело заведено в 2018 году и делопроизводство закончено в том же году, то сдавать его на хранение в архив следует в 2019 году. Согласно приказу Минкультуры РФ № 526 п. 4.19, личное дело необходимо оформить и описать.

Распределяя приказы по личному составу, обязательно нужно акцентировать внимание на срок их хранения. В одном деле не могут храниться, например, приказ об отпуске за свой счет, срок хранения которого составляет 75 (50) лет и приказ об отпуске, связанный с обучением сотрудника, со сроком хранения в 5 лет.

Документация в личном деле должна располагаться в хронологической последовательности. В случае увольнения сотрудника, его личное дело и карточку следует отнести к году, когда произошло увольнение.

Читайте также: Как правильно нужно хранить чайный гриб

Во избежание потери или порчи документов, их необходимо упорядочивать и вовремя сдавать в архивную службу. Если архив только создается, то за документацию должно нести ответственность назначенное лицо и хранить ее в специальных шкафах под замком.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...



Adblock detector