Для каждого вида бухгалтерской и другой документации предусмотрены совершенно разные сроки хранения. Отсутствие тех или иных бумаг, затребованных налоговым ведомством, обычно заканчивается для предприятия наложением санкций, причем штрафы, скорее всего, получат и некоторые ответственные работники.
Так сколько же следует хранить первичные бухгалтерские и другие документы в организации? Об этом мы расскажем в настоящей статье.
Для чего сберегать бухгалтерскую отчетность
В целом именно на основании первички осуществляется бухгалтерский учет, и составляются отчеты для руководства и налоговой службы.
Все документы, составляемые непосредственно в бухгалтерии предприятия (или получаемые им от партнеров), отображают движение денег, то есть показывают доходы и траты. Для того чтобы иметь представление о положении дел в компании, такие бумаги следует хранить крайне аккуратно.
Не стоит забывать, что при любой проверке, контролирующие органы обязательно требуют представления первичной документации – лишь после ее сверки инспекторы получают возможность определить, насколько прозрачно ведутся дела в компании.
Нормативная база
О сроках хранения всех бухгалтерских документов говорится в:
- 402-м Федеральном законе (регламентирует правила бухучета);
- 125-м ФЗ (организация архивного дела)
- Налоговом кодексе;
- 558-м приказе Министерства культуры.
В последнем содержится подробный перечень документов с указанием периодов их сбережения. Причем в нем длительность определяется в первую очередь исходя из значимости той или иной бумаги. А вот в законе «О бухучете» указывается только, что первичку надлежит хранить ровно 5 лет, то есть никакой конкретизации в нем нет. В то же время в его 29-й статье (1 пункт) отмечается – основой для определения сроков является именно перечень, приведенный в 558-м приказе.
Из этого следует сделать вполне однозначный вывод – руководствоваться надо, прежде всего, последним документом.
Имейте в виду:
- данное требование касается не только бумажных документов, но и электронных;
- отсчет времени стартует с года, следующего за тем, в котором первичка составлялась.
Эти нормы присутствуют в тексте 29-й статьи 402-го ФЗ (2-й пункт).
Хранение документов – сроки
В соответствии с вышеназванными законами и другими регуляторными актами, длительность хранения в 4 года определена для:
- счетов-фактур;
- книг продаж и покупок (с прилагаемыми к ним дополнительными листами).
Однако, как мы помним, 402-й ФЗ указывает, что минимальный срок – 5 лет. Следовательно, беды не будет, если названные бумаги вы подержите у себя в архиве еще лишних 12 месяцев.
Ровно 5 лет надлежит сберегать все, что касается реализации продукции и покупки сырья и пр. речь идет о:
- товарных накладных (УПД и в равной степени ТОРГ-12);
- актах сверки;
- договорах;
- счетах.
Такой же период хранения определен для:
- путевых листов;
- платежных поручений;
- чековых книжек;
- выписок с банковских счетов;
- кассовых журналов;
- авансовых отчетов;
- квитанций для РКО;
- ПКО;
- документов отображающих учетную политику;
- ОСВ;
- бухгалтерских справок;
- обороток по счетам;
- главной книги.
Читайте также: Можно ли хранить шоколад в холодильнике
Не менее 6 лет хранят бумаги, содержащие информацию о взаимодействии с ФСС:
- платежные квитанции, свидетельствующие о переводе страховых взносов;
- данные СЗВ-М
При этом квартальные отчеты, отсылаемые в названный выше фонд, не уничтожают в течение 5 следующих лет. Годовые сберегают до ликвидации предприятия.
Отчетность, подготавливаемую для ПФР, хранят не меньше пятилетки, а если у организации отсутствуют ведомости на зарплату или лицевые счета, то срок продляют до 75-ти. Все документы, имеющие отношение к ФНС, также не выбрасывают 5 лет.
Сюда же входят почтовые квитанции, подтверждающие отсылку отчетности в фискальное ведомство, описи вложений и уведомления об их получении. Все это позволит доказать, что бумаги отправлялись в срок, если они будут утеряны в ФНС.
До ликвидации предприятия осуществляется хранение таких документов:
- приказов, касающихся основных видов деятельности;
- бухгалтерского баланса;
- заключения аудиторских проверок;
- книг доходов и в равной степени расходов;
- актов сверки с ФНС;
- ежегодную персональную отчетность для Пенсионного фонда;
- квитанции, свидетельствующие об отправке по почте документов в ФСС.
Также до закрытия сберегают в архиве отчеты о:
- результатах работы организации (разумеется, финансовых);
- изменениях в размерах капитала;
- движении средств;
- МСФО и пр.
Бумаги, подтверждающие убыточность хозяйственной деятельности субъекта, используемые для уменьшения налогооблагаемой базы в последующие периоды, сберегают не менее 13 лет.
Об особенностях хранения кадровых учетных документов также стоит рассказать.
До ликвидации компании держат в архиве ее штатное расписание. Трудовые книжки могут быть выданы по требованию работников, а если этого не произошло, то их оставляют в архиве на следующие полвека. При этом 75 лет хранят названный документ, если рабочий поступил в компанию ранее 2003-го. Это же правило действует и в отношении:
- персональных карточек;
- копий документов сотрудников, оставленных в кадровой службе.
Как поступать со старыми документами
По истечении предусмотренных в законодательстве сроков все старые бумаги уничтожаются. Даная процедура сопровождается составлением особого акта. В нем следует указать:
- названия документов с атрибутами;
- их количество.
Оформлением уничтожения бумаг ведает комиссия, созданная по распоряжению руководителя предприятия – все ее члены обязаны подписать акт.
Санкции, назначаемые при выявлении отсутствия тех или иных документов
Если контролирующие органы обнаружат, что в компании нет первичной документации, налоговых отчетов или тех же счетов-фактур, то юридическое лицо штрафуют на сумму от 10 до 30 тысяч. Подобная норма имеется в 120-й статье НК.
Помимо этого, организации еще грозит аннулирование:
- показанных, но не подтверждаемых расходов по прибылям;
- полагающихся возвратов по НДС.
Нередко также к уплате предъявляют налог, размер которого определяется методом расчета на основе средних показателей.
