Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы в 2019 году

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы в 2019 годуДля каждого вида бухгалтерской и другой документации предусмотрены совершенно разные сроки хранения. Отсутствие тех или иных бумаг, затребованных налоговым ведомством, обычно заканчивается для предприятия наложением санкций, причем штрафы, скорее всего, получат и некоторые ответственные работники.

Так сколько же следует хранить первичные бухгалтерские и другие документы в организации? Об этом мы расскажем в настоящей статье.

Для чего сберегать бухгалтерскую отчетность

В целом именно на основании первички осуществляется бухгалтерский учет, и составляются отчеты для руководства и налоговой службы.

Все документы, составляемые непосредственно в бухгалтерии предприятия (или получаемые им от партнеров), отображают движение денег, то есть показывают доходы и траты. Для того чтобы иметь представление о положении дел в компании, такие бумаги следует хранить крайне аккуратно.

Не стоит забывать, что при любой проверке, контролирующие органы обязательно требуют представления первичной документации – лишь после ее сверки инспекторы получают возможность определить, насколько прозрачно ведутся дела в компании.

Нормативная база

О сроках хранения всех бухгалтерских документов говорится в:

  • 402-м Федеральном законе (регламентирует правила бухучета);
  • 125-м ФЗ (организация архивного дела)
  • Налоговом кодексе;
  • 558-м приказе Министерства культуры.

В последнем содержится подробный перечень документов с указанием периодов их сбережения. Причем в нем длительность определяется в первую очередь исходя из значимости той или иной бумаги. А вот в законе «О бухучете» указывается только, что первичку надлежит хранить ровно 5 лет, то есть никакой конкретизации в нем нет. В то же время в его 29-й статье (1 пункт) отмечается – основой для определения сроков является именно перечень, приведенный в 558-м приказе.

Из этого следует сделать вполне однозначный вывод – руководствоваться надо, прежде всего, последним документом.

Имейте в виду:

  • данное требование касается не только бумажных документов, но и электронных;
  • отсчет времени стартует с года, следующего за тем, в котором первичка составлялась.

Эти нормы присутствуют в тексте 29-й статьи 402-го ФЗ (2-й пункт).

Хранение документов – сроки

В соответствии с вышеназванными законами и другими регуляторными актами, длительность хранения в 4 года определена для:

  • счетов-фактур;
  • книг продаж и покупок (с прилагаемыми к ним дополнительными листами).

Однако, как мы помним, 402-й ФЗ указывает, что минимальный срок – 5 лет. Следовательно, беды не будет, если названные бумаги вы подержите у себя в архиве еще лишних 12 месяцев.

Ровно 5 лет надлежит сберегать все, что касается реализации продукции и покупки сырья и пр. речь идет о:

  • товарных накладных (УПД и в равной степени ТОРГ-12);
  • актах сверки;
  • договорах;
  • счетах.

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы в 2019 годуТакой же период хранения определен для:

  • путевых листов;
  • платежных поручений;
  • чековых книжек;
  • выписок с банковских счетов;
  • кассовых журналов;
  • авансовых отчетов;
  • квитанций для РКО;
  • ПКО;
  • документов отображающих учетную политику;
  • ОСВ;
  • бухгалтерских справок;
  • обороток по счетам;
  • главной книги.

Читайте также: Можно ли хранить шоколад в холодильнике

Не менее 6 лет хранят бумаги, содержащие информацию о взаимодействии с ФСС:

  • платежные квитанции, свидетельствующие о переводе страховых взносов;
  • данные СЗВ-М

При этом квартальные отчеты, отсылаемые в названный выше фонд, не уничтожают в течение 5 следующих лет. Годовые сберегают до ликвидации предприятия.

Отчетность, подготавливаемую для ПФР, хранят не меньше пятилетки, а если у организации отсутствуют ведомости на зарплату или лицевые счета, то срок продляют до 75-ти. Все документы, имеющие отношение к ФНС, также не выбрасывают 5 лет.

Сюда же входят почтовые квитанции, подтверждающие отсылку отчетности в фискальное ведомство, описи вложений и уведомления об их получении. Все это позволит доказать, что бумаги отправлялись в срок, если они будут утеряны в ФНС.

До ликвидации предприятия осуществляется хранение таких документов:

  • приказов, касающихся основных видов деятельности;
  • бухгалтерского баланса;
  • заключения аудиторских проверок;
  • книг доходов и в равной степени расходов;
  • актов сверки с ФНС;
  • ежегодную персональную отчетность для Пенсионного фонда;
  • квитанции, свидетельствующие об отправке по почте документов в ФСС.

Также до закрытия сберегают в архиве отчеты о:

  • результатах работы организации (разумеется, финансовых);
  • изменениях в размерах капитала;
  • движении средств;
  • МСФО и пр.

Бумаги, подтверждающие убыточность хозяйственной деятельности субъекта, используемые для уменьшения налогооблагаемой базы в последующие периоды, сберегают не менее 13 лет.

Об особенностях хранения кадровых учетных документов также стоит рассказать.

До ликвидации компании держат в архиве ее штатное расписание. Трудовые книжки могут быть выданы по требованию работников, а если этого не произошло, то их оставляют в архиве на следующие полвека. При этом 75 лет хранят названный документ, если рабочий поступил в компанию ранее 2003-го. Это же правило действует и в отношении:

  • персональных карточек;
  • копий документов сотрудников, оставленных в кадровой службе.

Как поступать со старыми документами

По истечении предусмотренных в законодательстве сроков все старые бумаги уничтожаются. Даная процедура сопровождается составлением особого акта. В нем следует указать:

  • названия документов с атрибутами;
  • их количество.

Оформлением уничтожения бумаг ведает комиссия, созданная по распоряжению руководителя предприятия – все ее члены обязаны подписать акт.

Санкции, назначаемые при выявлении отсутствия тех или иных документов

Если контролирующие органы обнаружат, что в компании нет первичной документации, налоговых отчетов или тех же счетов-фактур, то юридическое лицо штрафуют на сумму от 10 до 30 тысяч. Подобная норма имеется в 120-й статье НК.

Помимо этого, организации еще грозит аннулирование:

  • показанных, но не подтверждаемых расходов по прибылям;
  • полагающихся возвратов по НДС.

Нередко также к уплате предъявляют налог, размер которого определяется методом расчета на основе средних показателей.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...



Adblock detector