Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 году

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 годуКруг обязанностей и ответственности работника на каждом предприятии регламентируется собственным локальным актом. Его называют должностной инструкцией. Этот документ разрабатывается на основе справочной информации по отраслям и учитывает особенности работы организации. Содержание и сроки хранения должностных инструкций, разработанных для сотрудников любого предприятия, регулируются законодательством. Всем специалистам кадровой службы нужно учитывать это.

Особенности создания индивидуальной инструкции

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

  1. Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
  2. Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
  3. Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
  4. Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
  5. Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
  6. Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
  7. Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций.  Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Когда необходимо издавать новую редакцию документа

Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

  • изменение названия организации;
  • смена руководства;
  • должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
  • предприятие реорганизовано;
  • появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
  • название должности стало иным.

При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

  • в архивы;
  • компаниям, занимающимся хранением документации.

Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

Читайте также: Сколько составляет срок хранения бухгалтерской отчетности

Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 годуВсе предприятия, действующие на территории РФ, должны подчиняться единым законодательным нормам. Всем специалистам кадровой службы стоит изучить следующие законодательные акты:

  1. В Приказе Минкультуры России № 558 от 2010 года есть перечень документации, которую собственники предприятия обязаны хранить в течение определенного времени. Обратите внимание на пункт 77, в котором указано, где конкретно должны храниться бумаги. В новой редакции этого закона есть раздел 1.2 – им нужно руководствоваться при определении сроков хранения.
  2. Статья 87 ТК РФ регламентирует сохранность идентификационных данных сотрудников. Она указывает, в каких актах работодатель имеет право указывать фамилии и другую личную информацию.
  3. Период сохранности документации можно найти в Перечне № 41 и Перечне № 578/5. Последний документ более современный, он начал действовать в 2013 году.
  4. ФЗ «Об архивном деле», выпущенный под № 125 от 2004 года указывает на обязанность организаций хранить документацию, имеющую отношение к регулированию работы персонала. В части 3 статьи 6 указывается, что специалисты кадровой службы обязаны составить перечень документации, которую следует хранить. В нем нужно указать точные сроки.
  5. Письмо Роструда № 4412-6 от 2004 года и статья 8 ТК РФ указывают на обязанности работодателя, которые необходимо соблюдать во время создания этих локальных актов.

В соответствии с законодательными актами РФ работают и иностранные компании.

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

  1. Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
  2. Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
  3. Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...



Adblock detector