Какой срок хранения авансовых отчетов в организации в 2019 году

Какой срок хранения авансовых отчетов в организации в 2018 году Сколько хранятся авансовые отчеты на предприятии, определяет не руководитель, а действующее законодательство в России. Причем закон не определяет единый срок хранения в 2019 году авансовых отчетов, в связи с чем у бухгалтеров может возникнуть путаница.

Читайте также:Как хранить норковую шубу в домашних условиях

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет выдается для подтверждения подотчетными работниками командировочных или других потраченных сумм, использованных в конкретных целях. Аванс выдается в соответствующей последовательности:

  1. Начальник составляет приказ, в котором речь идет о подотчетных лицах. В документе фиксируют основные составляющие: список, величину финсредств, которые получит подотчетный сотрудник, на что разрешается тратить деньги и в какой временной отрезок.
  2. Если речь идет о сотрудниках, которые выезжают в командировку, может издаваться указ по предприятию или выдаваться удостоверение. Документ заверяют подписью руководителя фирмы. Эти официальные бумаги позволяют выдать человеку аванс.

Бланк, как выглядит авансовый отчет в организациях в 2019 году, можно скачать в Интернете в свободном доступе. Форма носит название АО-1. Документ составляют в двойном экземпляре – первый заполняет бухгалтер, а второй тот, кто получил средства и потратил их.

Хотя представлять авансовый отчет при всех тратах необязательно. Иногда достаточно показать кассовый или товарный чек, предъявить квитанцию, напечатанную в банкомате.

Документы для установки сроков хранения авансовых отчетов

Хозяйственная деятельность каждого предприятия предполагает учет соответствующей документации. Такие Какой срок хранения авансовых отчетов в организации в 2018 годудокументы делят на 2 группы:

  • налоговые – подходят для расчета налоговых сумм и обязательных взносов;
  • бухгалтерские – прикладывают к налоговым, касаются особенностей кадрового учета, учета активов, регулирования расходной части и других аспектов.

Авансовые отчеты относят к бухгалтерским документам первичного формата.

Период хранения по разным статьям НК РФ

Отличные статьи НК РФ интерпретируют обязательство хранения отчетов авансового типа в течение разного временного отрезка. Если речь идет о статье 23, нормы гласят о возможности хранения документов на протяжении 4-х лет. Точно название документов по авансам не указано, но зато фигурируют налоговые и бухгалтерские документы, без которых не обходится расчет и уплата в бюджет страны налоговых отчислений, доходной и расходной частей.

Авансовый отчет помогает подтвердить расходы предприятия. Его представляют начальству наемные работники, чтобы подтвердить – подотчетные деньги потрачены по назначению. Работодатель в виде организации задействуют авансовые отчеты и документацию, приложенную к ним, чтобы снизить налогооблагаемую базу.

Выходит, бумаги, описывающие авансы, переходят в юрисдикцию статьи 23 НК РФ.

Если рассматривать подробно статью 283 этого же закона, хранение отчета необходимо на протяжении 10 лет. Это куда более длительный период, чем заявленный выше. Согласно тексту, на фирме подотчетные лица должны хранить источники, которые подтверждают понесенные расходы, если их переносят на будущий период времени.

Авансовые отчеты как раз относятся к этой категории. Поэтому срок хранения в 2019 году авансовых отчетов в организации действительно может достигать 10 лет. Длится он до тех пор, пока соответствующие затраты уменьшают налоговую базу. Ориентиром выступает период, когда был зафиксирован соответствующий расход денег наемных работником.

А вот из статьи 29 закона, зарегистрированного под номером 402-ФЗ, легко понять, что документы по авансовым платежам следует хранить на предприятии не больше 5 лет. Основой этого срока является отнесение отчетов к первичным документам учета. 5-летний отрезок времени отсчитывают от отчетного года.

Как видите, одного срока, проходящего по закону в качестве длительности хранения, не существует. Поэтому чтобы налоговая служба не предъявила претензий, юристы рекомендуют ориентироваться на самый продолжительный временной отрезок для хранения бумаг – 10 лет.

Предприятие обязуется сохранять документацию в безопасных условиях. Чаще всего для сохранности бухгалтерской и налоговой отчетности в организации выделяют отдельное помещение. Каждый ящик шкафа предназначен для конкретного вида официальных бумаг. Хорошо, если тумбочки закрываются на ключ.

Когда руководство фирмы меняется, документация передается новому начальнику. Последний, приняв пакет документов, назначает ответственное за их сохранность лицо, которому доверяет, или оставляет их у себя.

Как уничтожают авансовые отчеты

Рано или поздно, но документы по авансам, хранящиеся на предприятии дольше 10-летнего срока, приходится уничтожать. Из архивного подразделения они поступают на рассмотрение экспертов. Экспертиза поможет отобрать документацию к последующему уничтожению, не нарушающему законодательные нормы в России.

Членами экспертной комиссии могут стать такие должностные лица:

  • из категории начальников, экономисты, бухгалтера;
  • обязательно присутствие в комиссии представителя государственного архива.



Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:
Капча загружается...



Adblock detector